5 bước đơn giản để áp dụng Mô hình ADKAR vào thay đổi tổ chức

Bạn có từng cảm thấy chật vật khi thay đổi trong tổ chức? Bạn không cô đơn trong hành trình này. Bài viết này giới thiệu Mô hình ADKAR. Chúng ta sẽ khám phá cách áp dụng hiệu quả mô hình này. Hãy cùng tìm hiểu lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức. Sẵn sàng biến thách thức thành cơ hội?

Nguồn gốc Mô hình ADKAR

Mô hình ADKAR được phát triển bởi Jeff Hiatt, người sáng lập Prosci, vào cuối những năm 1990. Nó xuất hiện từ nghiên cứu của ông về việc điều chỉnh các hoạt động quản lý thay đổi truyền thống với mục tiêu và kết quả dự án. Ban đầu, ADKAR được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các hoạt động như giao tiếp và đào tạo trong việc đạt được kết quả thay đổi mong muốn.

Mô hình ADKAR là gì?

Mô hình ADKAR là khuôn khổ để hiểu và quản lý sự thay đổi của cá nhân. Nó tập trung vào 5 kết quả cần đạt được để thay đổi thành công:

• Nhận thức (Awareness): Hiểu rõ lý do cần thay đổi.
• Mong muốn (Desire): Có động lực tham gia và hỗ trợ thay đổi.
• Kiến thức (Knowledge): Biết cách thực hiện thay đổi.
• Khả năng (Ability): Có thể thực hiện thay đổi một cách hiệu quả.
• Củng cố (Reinforcement): Duy trì thay đổi theo thời gian.

Các kết quả này có tính tuần tự và tích lũy, nghĩa là chúng phải đạt được theo thứ tự, bắt đầu từ Nhận thức. Mô hình ADKAR cung cấp cấu trúc và hướng dẫn rõ ràng cho các nhà lãnh đạo để thúc đẩy sự thay đổi ở cấp độ cá nhân, từ đó dẫn đến thay đổi trong toàn tổ chức.

5 giai đoạn trong mô hình ADKAR

Nhận thức (Awareness)

Nhận thức là giai đoạn đầu tiên trong Mô hình ADKAR, tập trung vào việc truyền đạt sự cần thiết của thay đổi cho nhân viên.

Tại sao Nhận thức quan trọng?

Để thay đổi thành công, cả nhóm cần hiểu rõ lý do đằng sau nó. Không chỉ hiểu, họ còn cần phải đồng tình với những lý do đó.

Cách tạo Nhận thức hiệu quả:

• Chia sẻ câu chuyện thay vì thuyết trình: Thay vì dùng PowerPoint với những gạch đầu dòng khô khan, hãy dùng những câu chuyện cá nhân để minh họa lý do cần thay đổi.
• Minh bạch về tình hình hiện tại: Cho nhân viên biết những điểm mạnh, điểm yếu của công ty và cách thay đổi giúp công ty phát triển.
• Lắng nghe ý kiến phản hồi: Hãy tạo cơ hội để nhân viên và các bên liên quan chia sẻ quan điểm của họ. Thay đổi cần được “thực hiện” chứ không phải “áp đặt”.

Ví dụ về Nhận thức thành công:

Khi McDonald’s giới thiệu kiosk màn hình cảm ứng, nhân viên lo lắng về việc mất việc làm. Tuy nhiên, nhờ kỹ năng giao tiếp tốt, ban lãnh đạo đã giải thích rõ ràng lợi ích của thay đổi và trấn an nhân viên. Kết quả là thay đổi được thực hiện thành công và McDonald’s vẫn duy trì lực lượng lao động của mình.

Lời khuyên:

 

Mong muốn (Desire)

Mong muốn là giai đoạn thứ hai trong Mô hình ADKAR, tập trung vào việc khơi gợi mong muốn thay đổi ở nhân viên.

Tầm quan trọng của Mong muốn:

Nếu không có mong muốn thay đổi, việc thực hiện thay đổi sẽ gặp nhiều khó khăn, thậm chí là thất bại.

Cách tạo Mong muốn:

• Nhấn mạnh lợi ích: Lãnh đạo cần liên tục truyền đạt lợi ích của thay đổi cho nhân viên.
• Lắng nghe và giải đáp thắc mắc: Hãy lắng nghe và giải đáp những lo ngại của nhân viên. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và tham gia vào quá trình thay đổi.
• Kiên nhẫn: Đừng vội vàng thúc đẩy thay đổi khi nhân viên chưa sẵn sàng.

Ví dụ về cách tạo Mong muốn:

Giả sử công ty bạn quyết định đầu tư vào một nền tảng CRM hiện đại hơn. Việc này đòi hỏi nhân viên phải dành thêm thời gian để làm quen. Để tạo mong muốn, hãy giải thích rằng thay đổi này không chỉ có lợi cho công ty mà còn cho chính họ. Ví dụ, CRM mới có thể giúp công ty tăng doanh thu, từ đó tăng lương cho nhân viên.

Ghi nhớ:

Lắng nghe và giải đáp thắc mắc là chìa khóa để tạo mong muốn thay đổi ở nhân viên.

Kiến thức (Knowledge)

Kiến thức là giai đoạn thứ ba trong Mô hình ADKAR, tập trung vào việc cung cấp cho nhân viên kiến thức về cách thức thay đổi.

Hành động là yếu tố then chốt:

Ở giai đoạn này, chỉ truyền đạt thông tin và giải đáp thắc mắc là chưa đủ. Cần có hành động cụ thể để biến thay đổi thành hiện thực.

Kiến thức cần được cung cấp:

Nhân viên cần được trang bị kiến thức về công cụ, kỹ năng, quy trình và trách nhiệm công việc mới. Nói cách khác, họ cần biết cách tạo ra giá trị sau thay đổi và vai trò của mình trong toàn bộ quá trình.

Ví dụ về cung cấp Kiến thức:

Công ty bạn đang chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý dự án mới. Để nhân viên có đủ kiến thức, bạn có thể:

• Tổ chức buổi đào tạo: Mời chuyên gia đến hướng dẫn cách sử dụng phần mềm mới.
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Soạn thảo tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu kèm hình ảnh minh họa.
• Tạo video hướng dẫn: Thực hiện video hướng dẫn ngắn gọn, dễ theo dõi trên các thao tác cơ bản.
• Hỗ trợ trực tiếp: Bố trí người hỗ trợ, giải đáp thắc mắc cho nhân viên trong quá trình làm quen với hệ thống mới.

Như vậy, nhân viên sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức để sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả.

Tóm lại:

Kiến thức là nền tảng để nhân viên có thể thực hiện thay đổi một cách hiệu quả.

Khả năng (Ability)

Giai đoạn thứ tư của Mô hình ADKAR là Khả năng. Giai đoạn này tập trung vào việc áp dụng kiến thức vào thực tế.

Nhân viên cần biến kiến thức thành kỹ năng. Lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên. Họ cần đảm bảo nhân viên hiểu và sử dụng được hệ thống mới.

Cần loại bỏ những rào cản kỹ thuật. Ví dụ, cần nâng cấp máy tính nếu hệ điều hành cũ không tương thích.

Mỗi người học hỏi với tốc độ khác nhau. Hãy tạo môi trường làm việc cởi mở. Nhân viên cần thoải mái đặt câu hỏi và không sợ bị đánh giá.

Để nhân viên làm quen với phần mềm quản lý công việc mới, bạn có thể tạo tài khoản dùng thử. Giao cho họ những dự án nhỏ để thực hành. Bố trí nhân viên có kinh nghiệm hỗ trợ đồng nghiệp. Tổ chức diễn đàn để mọi người trao đổi kinh nghiệm.

Như vậy, nhân viên sẽ thành thạo quy trình mới. Khả năng là yếu tố quan trọng giúp thay đổi thành công.

Củng cố (Reinforcement)

Củng cố là giai đoạn cuối cùng trong Mô hình ADKAR, tập trung vào việc duy trì thay đổi và tạo động lực cho nhân viên.

Duy trì thay đổi:

Thay đổi cần thời gian để trở thành thói quen. Trong thời gian này, lãnh đạo cần củng cố thay đổi bằng các chiến thuật phù hợp.

Phản hồi và giám sát:

Cung cấp phản hồi thường xuyên, cả tích cực và mang tính xây dựng, đồng thời giám sát để đảm bảo nhân viên không quay lại thói quen cũ.

Chia sẻ thành công:

Chia sẻ những câu chuyện thành công để tạo động lực cho nhân viên và giúp họ cởi mở hơn với những thay đổi trong tương lai.

Ghi nhận và khen thưởng:

Công khai ghi nhận và khen thưởng những cá nhân có đóng góp quan trọng trong việc thực hiện thay đổi.

Ví dụ về Củng cố:

Zendesk sử dụng “Chiến dịch Champagne” để khen thưởng nhân viên kinh doanh đạt chỉ tiêu. Đây là cách sáng tạo để ghi nhận thành tích và tạo động lực cho toàn đội ngũ.

Tóm lại: Củng cố là bước quan trọng để đảm bảo thay đổi được duy trì và mang lại hiệu quả lâu dài.

Lợi ích khi sử dụng ADKAR?

Mô hình ADKAR mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý thay đổi trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Quy trình rõ ràng, có cấu trúc:

ADKAR cung cấp cách tiếp cận từng bước, giúp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng điều hướng trong quá trình thay đổi.

Tập trung vào cá nhân:

Khác với những mô hình chỉ tập trung vào thay đổi ở cấp độ tổ chức, ADKAR nhấn mạnh vai trò của từng cá nhân.

Cải thiện giao tiếp:

ADKAR ưu tiên giao tiếp bằng cách tập trung vào nhận thức và mong muốn ngay từ giai đoạn đầu.

Phát triển kỹ năng hiệu quả:

Mô hình này chú trọng vào kiến thức và khả năng, đảm bảo nhân viên được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ.

Duy trì thay đổi:

ADKAR đảm bảo thay đổi được củng cố theo thời gian, ngăn chặn việc quay lại thói quen cũ.

Sử dụng Mô hình ADKAR giúp quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và bền vững hơn.

Cách áp dụng Mô hình ADKAR

Mô hình ADKAR có thể được áp dụng cho cả thay đổi cá nhân và thay đổi trong tổ chức. Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng mô hình này trong từng trường hợp:

Thay đổi cá nhân: Hình thành thói quen tập thể dục

• Nhận thức: Hiểu lợi ích của việc tập thể dục thường xuyên.
• Mong muốn: Tìm động lực để bắt đầu tập luyện.
• Kiến thức: Học cách tập thể dục hiệu quả và an toàn.
• Khả năng: Thực hành tập thể dục thường xuyên.
• Củng cố: Duy trì động lực tập luyện.

Thay đổi trong tổ chức: Triển khai phần mềm mới

• Nhận thức: Nhân viên cần hiểu rõ lý do tại sao tổ chức cần triển khai phần mềm mới. Ví dụ, phần mềm cũ không còn được hỗ trợ hoặc phần mềm mới giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn.
• Mong muốn: Nhân viên cần có động lực để sử dụng phần mềm mới. Điều này có thể đạt được bằng cách giải thích lợi ích của phần mềm mới đối với công việc của họ hoặc cung cấp các chương trình khuyến khích.
• Kiến thức: Cung cấp cho nhân viên kiến thức về cách sử dụng phần mềm mới thông qua đào tạo, tài liệu hướng dẫn hoặc hỗ trợ trực tiếp.
• Khả năng: Đảm bảo nhân viên có thể áp dụng kiến thức vào thực tế bằng cách cung cấp môi trường thực hành an toàn, cho phép họ mắc lỗi và đặt câu hỏi.
• Củng cố: Theo dõi việc sử dụng phần mềm mới, khen thưởng nhân viên sử dụng thành thạo và hỗ trợ những người gặp khó khăn.

Mô hình ADKAR nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giải quyết từng giai đoạn thay đổi một cách tuần tự. Bỏ qua bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể dẫn đến thất bại trong việc thực hiện thay đổi.

Kết luận

Chúng ta đã khám phá Mô hình ADKAR và tác động tích cực của nó trong quản lý sự thay đổi.

Năm giai đoạn của mô hình giúp giảm kháng cự và tạo sự gắn kết trong tổ chức.

Áp dụng Mô hình ADKAR mang lại sự tự tin cho mọi thành viên khi đối mặt thách thức mới.

Hãy hành động ngay! Tìm hiểu thêm về Mô hình ADKAR và chia sẻ bài viết này với bạn bè. Cùng nhau, chúng ta tạo nên môi trường làm việc thành công!

Xem thêm: 8 bước thay đổi doanh nghiệp hiệu quả với mô hình Kotter