Cách xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng với 6 chỉ số

Xây dựng KPIs (Key Performance Indicators) là một trong những bước quan trọng để giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng. Việc áp dụng KPIs hiệu quả không chỉ giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu chiến lược mà còn tối ưu hóa doanh thu và cải thiện quy trình bán hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng với 6 chỉ số quan trọng, giúp doanh nghiệp đạt được kết quả vượt trội.

KPI là gì và tại sao quan trọng đối với nhân viên bán hàng?

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, dùng để đo lường giá trị và xác định mức độ đạt được của một doanh nghiệp đối với các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các tổ chức và doanh nghiệp thường sử dụng KPIs ở nhiều cấp độ khác nhau nhằm đánh giá mức độ thành công trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.

Thông qua việc xây dựng KPIs, doanh nghiệp có thể so sánh hiệu quả hoạt động để đảm bảo đạt được mục tiêu. KPIs ở cấp độ cao sẽ tập trung vào chỉ số chiến lược của toàn bộ doanh nghiệp như lợi nhuận, tăng trưởng thị phần. Trong khi đó, KPIs ở cấp độ thấp thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất của phòng ban hoặc nhân viên, ví dụ như nhân viên bán hàng, marketing, hoặc trung tâm chăm sóc khách hàng.

Đối với nhân viên bán hàng, xây dựng KPIs không chỉ là công cụ đo lường mà còn giúp định hướng họ tập trung vào các mục tiêu chính, cải thiện doanh số và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Các tiêu chí quan trọng trong việc xây dựng KPIs

Khi xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng, cần dựa trên các tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) để đảm bảo khả năng đo lường và mang lại kết quả rõ ràng.

• Cụ thể (Specific): KPIs cần rõ ràng và cụ thể. Ví dụ: “Đạt được 50 hợp đồng bán hàng trong tháng” thay vì chỉ nói chung chung là “tăng doanh số.”
• Đo lường được (Measurable): KPIs phải có các con số cụ thể để đánh giá hiệu quả và năng lực của nhân viên.
• Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu phải thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện tại.
• Liên quan (Relevant): KPIs cần phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.
• Thời gian cụ thể (Time-bound): Mỗi KPI nên có thời gian hoàn thành rõ ràng.

Xem thêm: Mô hình SMART là gì? Cách xác định mục tiêu Marketing theo SMART

Các bước xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp

Trước khi xây dựng KPIs, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của mình. KPIs cho nhân viên bán hàng phải gắn liền với các mục tiêu lớn này. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng doanh thu, KPIs có thể tập trung vào số lượng khách hàng mới.

Bước 2: Chia nhỏ mục tiêu thành KPIs cụ thể

Một mục tiêu lớn có thể được chia thành nhiều KPIs nhỏ hơn. Ví dụ, mục tiêu là tăng 20% doanh số trong quý thì KPI cụ thể cho nhân viên bán hàng có thể là “bán được 50 sản phẩm mỗi tháng.”

Bước 3: Đo lường và theo dõi thường xuyên

Doanh nghiệp cần sử dụng công cụ CRM hoặc phần mềm quản lý để theo dõi KPIs thường xuyên. Các báo cáo định kỳ sẽ giúp đánh giá tiến độ và điều chỉnh khi cần.

Bước 4: Thưởng phạt dựa trên kết quả KPI

Một hệ thống thưởng phạt minh bạch sẽ tạo động lực cho nhân viên. Nếu nhân viên vượt KPI, họ có thể nhận được phần thưởng hoặc thăng tiến. Ngược lại, nếu không đạt, doanh nghiệp cần có phương án cải thiện.

Xem thêm: Quản lý nhân viên bán hàng: 10 bí quyết để xây dựng đội ngũ

Các chỉ số giúp xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng

Quy mô/thời gian trung bình của đơn hàng

Quy mô đơn hàng sẽ cho nhân viên bán hàng biết doanh thu trung bình và thời gian gói dịch vụ của khách hàng sẽ kéo dài bao lâu. Kết hợp hai chỉ số này, nhân viên bán hàng có thể xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp để đạt được mục tiêu.

Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL)

CPL – Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng CPL – Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng. Nguồn: insead.edu

Với chỉ số này trong cách xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ biết chi phí để có được một khách hàng tiềm năng là bao nhiêu. Lưu ý, doanh nghiệp nên kết hợp chi phí lương nhân viên, chi phí marketing…

Kết hợp với các chỉ số khác, doanh nghiệp có thể tính toán hiệu quả bán hàng và xây dựng ngân sách phù hợp.

Thời gian chuyển đổi

Chỉ số này đo lường từ khi khách hàng bắt đầu được phục vụ cho đến khi đơn hàng được hoàn tất. Chỉ số này cho thấy hiệu quả của phễu bán hàng.

Ví dụ, với một sản phẩm trị giá 2 triệu đồng mà nhân viên bán hàng mất tới 1 tháng để theo dõi và chốt đơn, bộ phận này cần xem xét lại hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Tỷ lệ rời bỏ

Dựa trên tỷ lệ rời bỏ, bộ phận có thể đánh giá hành vi của khách hàng diễn ra như thế nào. Ngoài ra, chỉ số này cũng cho thấy khả năng bán hàng của các nhân viên đang gặp vấn đề và cung cấp giải pháp kịp thời.

Để chỉ số này chính xác hơn, bộ phận bán hàng phải xem xét lại các tin nhắn và đơn hàng từ những khách hàng đã hủy và tổng hợp chúng vào danh sách để thảo luận trong các cuộc họp hàng tháng và quý.

Tỷ lệ thu hồi

Doanh nghiệp cần có chiến lược thu hồi nợ rõ ràng. 

Đối với mô hình B2B, một chiến lược thu hồi là cần thiết để thu hút và giữ chân khách hàng, vì vậy doanh nghiệp cần áp dụng và xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng với chỉ số này để thúc đẩy chính sách thu hồi nợ kịp thời, tính toán hoa hồng đạt được.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đưa ra một tỷ lệ phần trăm nhất định khi thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng, vì tùy thuộc vào tình hình kinh tế, đối tác có thể thanh toán chậm hơn dự kiến. Ví dụ, doanh nghiệp nên đưa ra tỷ lệ thu hồi 70% các khoản nợ có thể nhận được hoa hồng, thúc đẩy nhân viên nỗ lực hơn.

Báo cáo hàng tuần và hàng tháng

Việc đưa ra các mục tiêu báo cáo hàng tuần và hàng tháng cho nhân viên là rất hợp lý, vì cấp quản lý cần hiểu rõ các hoạt động trong thời gian gần đây để phân tích hiệu suất kinh doanh.

Tuy nhiên, nếu nhận được nhiều báo cáo rời rạc từ nhân viên, lãnh đạo sẽ mất nhiều thời gian để xem xét và đánh giá. Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai giải pháp quản lý hiệu quả với các báo cáo của bộ phận được ghi lại trên hệ thống chung.

Với 6 chỉ số KPI này, doanh nghiệp có thể áp dụng và xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên đưa ra một vài chỉ số để theo dõi, đánh giá và tăng dần số lượng theo quy mô.

Kết luận

Việc xây dựng KPIs cho nhân viên bán hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất. Bằng cách áp dụng các tiêu chí SMART và theo dõi sát sao các chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình bán hàng và đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng.