Phát Triển Đội Ngũ Giảng Viên Nội Bộ: Khoá Học Train The Trainer

Một doanh nghiệp có thể đầu tư rất nhiều cho đào tạo.

Nhưng nếu kiến thức và kinh nghiệm vẫn chỉ nằm trong đầu một vài người, doanh nghiệp sẽ luôn gặp những bài toán quen thuộc: nhân viên mới mất nhiều thời gian để làm được việc, mỗi quản lý hướng dẫn theo một cách khác nhau và khi một nhân sự giỏi nghỉ việc, rất nhiều kinh nghiệm cũng mất đi theo họ.

Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp đầu tư xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ thông qua các chương trình Train The Trainer.

Vấn đề là ở nhiều doanh nghiệp, việc chia sẻ kiến thức vẫn diễn ra khá tự phát. Mỗi quản lý hướng dẫn theo một cách, mỗi chuyên gia truyền đạt theo kinh nghiệm của riêng mình. Khi người mới gia nhập, việc học phụ thuộc rất nhiều vào người trực tiếp hướng dẫn. Khi một nhân sự giỏi nghỉ việc, doanh nghiệp cũng mất theo không ít tri thức và kinh nghiệm đã được tích lũy trong nhiều năm.

Xem thêm: Cách đào tạo tác động tới doanh thu, lợi nhuận và KPI các bộ phận

Trong các dự án đào tạo Train The Trainer, tôi nhận thấy doanh nghiệp càng phát triển thì vai trò của lãnh đạo với tư cách nhà đào tạo càng trở nên quan trọng. Bởi người hiểu công việc nhất cũng chính là người có nhiều điều để truyền lại nhất.

Tuy nhiên, sau nhiều năm đồng hành cùng các doanh nghiệp, tôi cũng nhận thấy một thực tế khá thú vị.

Có những doanh nghiệp tổ chức khóa Train The Trainer rất bài bản. Học viên hào hứng, bài giảng được chuẩn bị công phu, phần thực hành và phản hồi đều rất tốt. Nhưng chỉ vài tháng sau, số người thực sự đứng lớp lại rất ít. Có người quá bận với công việc chuyên môn, có người chưa đủ tự tin, có người không biết bắt đầu từ đâu, cũng có người thiếu cơ hội để tiếp tục rèn luyện.

Ngược lại, cũng có những doanh nghiệp duy trì được một lực lượng đào tạo nội bộ hoạt động rất hiệu quả. Không chỉ phòng Nhân sự hay L&D, mà cả lãnh đạo, quản lý và các chuyên gia đều chủ động chia sẻ kiến thức, hướng dẫn nhân viên, coaching đội ngũ và cùng lan tỏa văn hóa học tập trong tổ chức.

Qua nhiều dự án triển khai, tôi nhận thấy những doanh nghiệp thành công thường không khác nhau ở chất lượng khóa Train The Trainer.

Điểm khác biệt nằm ở cách họ xây dựng cả một chuỗi hoạt động trước – trong – sau để giảng viên nội bộ có thể phát triển và hoạt động bền vững.

Dưới đây là 7 yếu tố mà tôi cho rằng tạo nên sự khác biệt đó.

7 bí quyết – Lộ trình để đội ngũ giảng viên nội bộ “bật” hết tiềm năng

Từ kinh nghiệm làm việc với hàng nghìn giảng viên nội bộ, tôi đã đúc kết một lộ trình đơn giản nhưng hiệu quả, gồm 7 yếu tố rõ ràng. Chỉ cần áp dụng đồng bộ, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng có một đội ngũ vừa đủ số lượng, vừa mạnh về chất lượng.

Dưới đây là bảy yếu tố mà tôi thường thấy ở những doanh nghiệp xây dựng được lực lượng đào tạo nội bộ hoạt động hiệu quả và bền vững.

1. Truyền thông về ý nghĩa và giá trị của việc giảng dạy

Việc đầu tiên cần phải thay đổi đó là tư duy. Có thể nhiều chuyên gia, quản lý cấp trung sẽ có suy nghĩ như:

• Trước kia có ai dạy tôi đâu, tôi đều tự học
• Tôi còn bao nhiêu việc, thời gian đâu mà giảng dạy
• Việc này là của công ty, không phải của tôi
• …

Công việc của phòng L&D là tác động để thay đổi những tư duy này và thúc đẩy động lực của các chuyên gia, quản lý cấp trung. Giúp họ thấy được lợi ích và ý nghĩa của hoạt động này.

Giảng viên nội bộ không chỉ là người chia sẻ kiến thức mà còn là nhân tố thúc đẩy văn hóa học tập trong tổ chức. Khi họ nhận thức rõ giá trị của việc đào tạo, động lực giảng dạy sẽ đến từ bên trong.

Để làm được điều này chúng ta cần hiểu rõ chân dung người giảng viên nội bộ chúng ta muốn xây dựng cũng như chân dùng của đội ngũ tiềm năng, thậm chí đến từng cá nhân.

Cách làm:

• Tổ chức hội thảo, tọa đàm: Mời lãnh đạo tham gia để nhấn mạnh tầm quan trọng của vai trò giảng viên nội bộ.
• Gặp gỡ 1-1: Tạo cơ hội để giảng viên chia sẻ cảm xúc và nhận được sự khích lệ từ cấp trên.
• Tạo các ấn phẩm truyền thông: Sử dụng video, infographic để truyền tải lợi ích của việc giảng dạy.

Ví dụ tôi từng thấy một khách hàng là Công ty Cổ phần Chứng khoán VNDIRECT tổ chức buổi workshop về đào tạo nội bộ với sự tham gia của 90 quản lý từ 2 miền Nam, Bắc và trong đó có sự chia sẻ của chị Hương là chủ tích của VNDIRECT cũng như các khách mời nhằm truyền thông về ý nghĩa của đào tạo và ý nghĩa khi trở thành giảng viên nội bộ

2. Học hỏi từ doanh nghiệp triển khai giảng viên nội bộ hiệu quả

Đi một ngày đàng, học một sàng khôn.” Khi giảng viên nội bộ được tiếp cận với những doanh nghiệp có mô hình đào tạo nội bộ hiệu quả, họ sẽ có góc nhìn thực tế và động lực áp dụng vào doanh nghiệp mình.

Cách làm:

• Tổ chức chuyến tham quan: Giao lưu tại các doanh nghiệp triển khai hoạt động đào tạo thành công nói chung cũng như phát triển đội ngũ giảng viên nội hiệu quả nói riêng
• Mời chuyên gia: Từ các doanh nghiệp khác đến chia sẻ kinh nghiệm và bài học thực tiễn

Cách tổ chức chuyến tham quan này thường được áp dụng cho trải nghiệm nhiều hạng mục cùng chuyến tham quan. Ví dụ khi làm việc ở tập đoàn Mường Thanh, các giám đốc chuyên môn được sắp xếp sang thăm chuỗi khách sạn Dusit International – 1 trong số chuỗi khách sạn lâu đời nhất của Thái Lan. Qua thời gian trải nghiệm, thăm quan và nghe họ chia sẻ. Các giám đốc chuyên môn có nhiều rất nhiều góc nhìn mới để nâng cao chất lượng dịch vụ của tập đoàn, và yếu tố quan trọng nhất đó là đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên để phục vụ khách hàng tốt hơn.

Cách mời chuyên gia có vẻ dễ thực hiện hơn. Tôi cũng chính là một trong số các chuyên gia được mời chia sẻ trong sự kiện của VNDIRECT ở trên

3. Đào tạo kỹ năng thiết kế chương trình và giảng dạy

Giảng viên nội bộ là các chuyên gia hoặc quản lý có thể giỏi chuyên môn của họ, nhưng không phải ai cũng giỏi trong việc cấu trúc nội dung và tự tin đứng lớp giảng dạy. Nhất là các chuyên gia, quản lý đến từ các bộ phận kỹ thuật, ít có cơ hội nói chuyện, trình bày trước đám đông.

Để họ sẵn sàng hơn trong việc đứng lớp, họ cần được trang bị kỹ năng sư phạm để thiết kế nội dung và truyền tải kiến thức một cách dễ hiểu, hấp dẫn.

Cách làm:

• Tổ chức khóa đào tạo: Doanh nghiệp có thể tự tổ chức hoặc thuê chuyên gia bên ngoài hướng dẫn.
• Cử giảng viên tham gia khóa học: Để nâng cao kỹ năng giảng dạy chuyên sâu.

Sau cuộc họp với phòng đào tạo VNPAY, chị Bình và chị Nga cũng nhận nhiều bản chào là các khoá học từ các nhà cung cấp khác. Và cuối cùng, hai chị đã quyết định hợp tác với Ngọc để đào tạo đội ngũ chuyên gia và quản lý các cấp của VNPAY. Số lượng học viên đông nên phòng đào tạo triển khai inhouse và sau sự thành công của lớp đầu tiên, phòng đào tạo đã tổ chức tiếp lớp thứ 2.

Xem thêm: Xây dựng văn hóa làm việc hiệu suất cao theo Ba quy luật của hiệu quả

4. Xây dựng cộng đồng giảng viên và khuyến khích thi đua

Việc tạo ra một nhóm giảng viên nội bộ không chỉ giúp họ có môi trường hỗ trợ nhau mà còn nâng cao chất lượng đào tạo thông qua cơ chế thi đua.

Cách làm:

• Thành lập nhóm giảng viên nội bộ: Tạo cơ hội giao lưu, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm.
• Thi đua: Dựa trên số giờ giảng, chất lượng phản hồi từ học viên và tỷ lệ hoàn thành khóa học.

Ví dụ, sau khoá đào tạo Giảng viên nội bộ cho VietinBank, các nhóm học viên đã cùng nhau thiết kế và hỗ trợ nhau đứng lớp. Vào một ngày nọ, chị Sinh – Quản lý kinh doanh nhắn cho tôi rằng sau khoá học đã thường xuyên đào tạo và trong đợt thi đua đã đoạt giải CÁNH BUỒM VÀNG về giảng dạy. Điều này khiến tôi rất phấn khởi và được truyền thêm cảm hứng với nghề đào tạo

5. Cung cấp huấn luyện và cố vấn trong quá trình giảng dạy

Sau khi học lý thuyết, giảng viên nội bộ cần được hỗ trợ khi áp dụng vào thực tế. Sự hướng dẫn từ chuyên gia sẽ giúp họ tự tin và phát triển nhanh hơn.

Cách làm:

• Thiết lập chương trình cố vấn: Từ các giảng viên kỳ cựu hoặc phòng Đào tạo.
• Ghi hình bài giảng: Để phân tích, rút kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng giảng dạy.

Ví dụ, trong dự án đào tạo cho VietinBank. Tôi làm việc với cô Hà và thầy Trung bên Trường đào tạo cán bộ của ngân hàng để triển khai dự án. Tôi quan sát thấy hai thầy cô đã đồng hành để thúc đẩy cũng hỗ trợ các giảng viên rất sâu sát từ cấu trúc slide, kịch bản hoạt động, cách dùng công cụ online, luyện tập giảng dạy…Điều này đã tạo nên hiệu quả tích cực cho việc ứng dụng ở phía sau

Xem thêm: Google đào tạo gì cho các lãnh đạo

6. Xây dựng cơ chế khuyến khích giảng dạy

Một cơ chế rõ ràng giúp giảng viên nội bộ cảm thấy được ghi nhận và cống hiến lâu dài.

Cách làm:

• Xây dựng chính sách về số giờ giảng tối thiểu: Để đảm bảo mọi giảng viên đều tham gia.
• Áp dụng thù lao và khen thưởng: Cho giảng viên có đóng góp xuất sắc.
• Tổ chức sự kiện vinh danh: Nhằm ghi nhận công lao của giảng viên vào các dịp đặc biệt như 20/11.

Ví dụ ở VinFast mỗi lãnh đạo sẽ có KPIs số giờ đào tạo tối thiểu/tháng.

7. Trang bị tài liệu và công cụ giảng dạy

Một rào cản của các chuyên gia, quản lý các cấp khi giảng dạy đó là mất thời gian chuẩn bị bài. Nên mức độ sẵn sàng và sự tự tin của giảng viên nội bộ sẽ cao hơn hơn nếu có sẵn tài liệu chuẩn hóa và công cụ hỗ trợ.

Cách làm:

• Xây dựng bộ bài giảng chuẩn: Để giảng viên có thể sử dụng ngay.
• Cung cấp các mẫu slide, kịch bản bài giảng: Giúp họ triển khai bài giảng một cách chuyên nghiệp hơn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ tập trung vào đào tạo?

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần tổ chức một vài khóa “Train The Trainer” là đủ. Nhưng thực tế, nếu chỉ dừng ở đào tạo mà không áp dụng đồng bộ các bí quyết còn lại, bạn sẽ dễ rơi vào những tình huống này:

• Sau khóa học, giảng viên nội bộ vẫn ngại đứng lớp, họ sẽ bị cuốn vào các công việc chuyên môn vốn là sự ưu tiên của họ

• Nếu họ triển khai mà thiếu hỗ trợ rất có thể dẫn đến tài liệu, công cụ giảng dạy thiếu chuẩn hóa, mỗi người dạy một kiểu dẫn đến hiệu quả thấp.

• Không có cộng đồng, không có thi đua, động lực của giảng viên giảm nhanh theo thời gian.

• Doanh nghiệp mất thời gian và ngân sách mà kết quả “không mấy ai nhớ”. Lần sau muốn đào tạo rất khó xin ngân sách

Đào tạo chỉ là bước khởi đầu. Muốn đội ngũ giảng viên nội bộ thật sự bật hết tiềm năng, bạn cần một lộ trình hoàn chỉnh – và đó chính là lý do 7 bí quyết này ra đời.

Khi 7 bí quyết được áp dụng sẽ tạo tác động mạnh mẽ

Từ kinh nghiệm của tôi khi trực tiếp triển khai và quan sát các doanh nghiệp áp dụng thực tế, kết quả luôn rất rõ ràng:

• Giảng viên nội bộ hăng say đứng lớp, truyền đạt kiến thức với sự tự tin và cuốn hút.

• Học viên tiếp thu chủ động và áp dụng ngay vào công việc.

• Văn hóa học tập lan tỏa khắp tổ chức, biến đào tạo thành một lợi thế cạnh tranh bền vững.

Ngọc tin tưởng khi doanh nghiệp áp dụng cùng lúc 7 bí quyết này sẽ xây dựng được đội ngũ giảng viên nội bộ về cả số lượng lẫn chất lượng.

Video đào tạo Leader Sales của VUS (Hơn 70 trung tâm Tiếng Anh) kỹ năng đào tạo đội ngũ

—

P/s: Thông tin quà tặng và một số giải pháp nổi bật:

QUÀ TẶNG:

1. Ebook Đánh giá hiệu quả đào tạo cấp độ Kết quả kinh doanh – bấm tải ngay
2. Ebook Result-Based Teambuilding – triển khai Team Building thúc đẩy các bộ phận đạt KPI – bấm tải ngay
3. Webinar Record – Các đào tạo Sales bứt phá doanh số – bấm xem ngay

THAM KHẢO GIẢI PHÁP:

1. Đào tạo đội Sales bứt phá doanh số – bấm xem chi tiết
2. Cách Leader dẫn dắt đội ngũ đạt KPI của bộ phận – bấm xem chi tiết
3. Đào tạo Giảng viên nội bộ – bấm xem chi tiết

Anh/Chị là người làm Nhân sự, Đào tạo muốn nâng cao năng lực chuyên môn, tạo sức ảnh hưởng và vị thế với các bộ phận phòng ban cũng như tăng cơ hội thăng tiến và thu nhập hãy tham khảo khoá học TEM – Training Evaluation Master tại đây

Các nhu cầu đào tạo khác vui lòng liên hệ Ms Huyền – 0911585111 (Zalo).